大量的心理學實證研究發(fā)現(xiàn)，多數(shù)人都有對問題過度自信的心理傾向。自信當然是好的，否則人類很容易抑郁而死了。但經(jīng)常過度自信，也難免會帶來大問題，在時間管理問題上經(jīng)常犯錯誤便是一例。
曾經(jīng)有過研究，問大學生他們預(yù)計完成課程論文需要多長時間？他們預(yù)測在一切順利情況下，平均預(yù)計完成時間是28天，在一般情況下，平均預(yù)計完成時間是39天，在可能出現(xiàn)各種困難情況下，平均預(yù)計完成時間是48天。而實際結(jié)果呢？他們實際完成論文的平均時間是56天！！
在進行調(diào)研項目的時間管理上，我們是不是也經(jīng)常犯大學生們的錯誤？是的，這種錯誤非常的常見。一個典型的失敗的時間管理就是在制定項目進度計劃時，憑主觀感覺制定一個過度自信的時間計劃，而執(zhí)行過程前期，也憑主觀感覺過度自信估計后期完成工作的速度，導致工作前松后緊，開始時松垮垮，后期火燒眉毛才發(fā)現(xiàn)這沒做那沒做，天啊，時間不夠了。于是便在最后時刻死命的趕，開夜車，加通宵，只重量不重質(zhì)。于是，一個失敗的時間管理造就一個失敗的項目。
我們經(jīng)常會批評這人怎么這么笨，這么不會估算時間，前期老偷懶，態(tài)度有問題。但從人都有過度自信的心理傾向去看，如果時間管理靠“估”的話，換著誰都一樣，人之常情。這不是態(tài)度問題，而是方法出了問題，“估算”不僅靠估，更重要是“算”。因為做項目的時間，不是主觀努力就能控制的，受很多客觀條件限制，無論是制定時間計劃，還是執(zhí)行過程中進度控制，對時間管理都應(yīng)基于一個量化的計算。
那應(yīng)該怎樣做呢？
一、計劃階段。我們在進行時間計劃時，要通過過往的經(jīng)驗對調(diào)研項目的每個步驟所需時間有一個細化的，量化的估計。例如，對實地訪問的時間計劃，要根據(jù)問卷長度，攔截的難易程度，計算大概一個訪問員一天能完成多少，保證監(jiān)控質(zhì)量情況下，訪問員人數(shù)有多少，量化估計出一個完成的時間。其他環(huán)節(jié)如數(shù)據(jù)處理，寫報告同樣道理，根據(jù)過往經(jīng)驗和項目實際難度，細化還原每個環(huán)節(jié)的完成時間，對完成時間有一個量化的把握。而且，制定時間計劃的標準不是“一切順利的話”，而是“一般情況下，有可能遇到某些困難時”，對每個環(huán)節(jié)的時間應(yīng)該預(yù)留一定的機動時間，預(yù)備意外情況發(fā)生。
二，實施階段。當項目沒有遇到太大的意外，能基本按照流程進行時，無論整個項目后面還有多少時間，對于每一個環(huán)節(jié)計劃完成的時間，都必須牢牢把握住，在計劃時間內(nèi)必須完成。不能因為后面來日方長，拖一拖也沒關(guān)系。每個環(huán)節(jié)拖一拖，后面整個計劃都會越來越亂，最后趕死人。而且，這種做法會徹底打破你對項目時間原有的量化計算，只能又回到主觀估計的路子去。
當然，計劃往往難以預(yù)計到實際的所有情況，當項目出現(xiàn)計劃外的情況時，對整個項目的進度把握也必須要量化。不能一句“應(yīng)該可以吧”了事。例如，在實地訪問過程中往往會出現(xiàn)意想不到的難度，執(zhí)行計劃馬上就要做出調(diào)整。如果要在計劃時間內(nèi)完成，我們要重新計算的人員數(shù)量和分派要做什么調(diào)整，例如一個訪問員一天頂多只能做2份問卷的話，如果我們一天必須要完成30份問卷，而目前訪問員只有10個，那么把訪問員增加到15名就是最基本的了。實在不能按計劃完成，為什么不能按計劃完成，那也要根據(jù)實際情況有一個量化的解釋，并重新量化計算合理的實際完成時間。
總之，我們要清楚認識到我們經(jīng)常會過分樂觀估計工作時間，無論是做時間計劃還是對實際進度把握，都要提醒自己是不是對時間估算有問題，而最根本的解決方法，就是養(yǎng)成把時間進度量化的習慣，而不是習慣靠主觀估計。
